Giải pháp Số hóa tài liệu
DSM (Document Scanning and Management) là giải pháp chuyển đổi các tài liệu vật lý dưới bất cứ dạng nào sang các tài liệu số tương ứng và quản lý, lưu trữ các tài liệu số đó. Mục đích nhằm giảm tối đa không gian lưu trữ, tối ưu hoá việc tìm kiếm và bảo đảm an toàn tài liệu. Giải pháp có nhiều tính năng ưu việt giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể lưu trữ, quản lý, chia sẻ không giới hạn các tài liệu, dữ liệu với nhiều đối tượng người dùng khác nhau với các mục đích riêng biệt.
Hệ thống quản lý tài liệu (DSM) phù hợp với các công ty, tổ chức thuộc mọi quy mô để quản lý có hiệu quả các kho dữ liệu lớn và các tài liệu văn bản. Tất cả các bản quét, các tài liệu số, các hình ảnh… được kiểm soát từ một điểm tập trung. Các truy cập, chia sẻ, chỉnh sửa có thể dễ dàng được cấp khi cần thiết. Cấu trúc của hệ thống được thiết kế, bố trí để giống như hạ tầng lưu trữ tài liệu vật lý. DSM có thể đáp ứng một cách nhanh chóng các yêu cầu sử dụng tài liệu như xem, chỉnh sửa, tải lên, tải xuống….
Hệ thống quản lý tài liệu của Minh Hoàng được sử dụng cùng với các hệ thống phần mềm khác của các cơ quan, tổ chức như phần mềm một cửa, phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý nhân sự … Để cung cấp môi trường quản lý lưu trữ tập trung. Đồng thời hỗ trợ và phát huy hiệu quả quản lý cho các phần mềm trên.
Giải pháp DSM có những ưu điểm nổi trội sau:
– Tìm kiếm: Tìm tài liệu theo từ khóa, tính chất, quy mô và siêu dữ liệu khác. Tùy chỉnh các lĩnh vực siêu dữ liệu.
– Tải lên: Kéo và thả tập tin tải lên.
– Xử lý tài liệu: soạn thảo, xem, in ấn, chỉnh sửa, phê duyệt, gửi.
– Kiểm soát các phiên bản: Theo dõi các thay đổi được thực hiện trên tài liệu. Lịch sử của các chi tiết như thay đổi, ngày thay đổi, chỉnh sửa bởi…
– Chữ ký số, đóng dấu: chèn chữ ký số, dấu chứng nhận.
– Lịch sử tài liệu: kiểm soát các truy cập xem, chỉnh sửa và truy cập các bản ghi.
– Quy trình nghiệp vụ: định nghĩa các quy trình nghiệp vụ đơn và đa cấp.
– Kiểm soát truy cập: định nghĩa quyền truy cập, quyền download, chỉnh sửa quyền. Vai trò dựa trên hệ thống phân cấp có thể được định nghĩa chi tiết.
– Tích hợp LDAP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu DBMS.
– OCR: tích hợp phần mềm nhận dạng ký tự cho các tài liệu quét.
– Bảo mật: kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập, tránh rò rỉ tài liệu.
– Cộng tác: chia sẻ tài liệu trong phạm vi nhóm người dùng xác định khi phối hợp làm việc và chỉnh sửa tài liệu. Các thay đổi được phản ánh đến tất cả các bên liên quan, tránh sự việc gửi đi, gửi lại tài liệu mỗi khi có thay đổi.
– Kiểm kê, thống kê, báo cáo: thiết lập các báo cáo kiểm kê định kỳ theo quy trình nội bộ
Các giải pháp liên quan
Với phương châm luôn hướng đến phục vụ khách hàng, Minh Hoàng đã duy trì hoạt động nghiên cứu phát triển cùng với các đối tác hàng đầu thế giới đáp ứng các nhu cầu từ khảo sát, tư vấn và triển khai cho các khách hàng một cách tốt nhất
>Giải pháp Hạ tầng Trung tâm Dữ liệu
>Giải pháp Camera Trí tuệ nhân tạo
>Giải pháp Cổng thông tin Điện tử điều hành tác nghiệp
>Bộ giải pháp Quản trị Đại học tổng thể
